Yleinen tietosuojaseloste

Päivitetty 11.08.2026

1. Soveltamisala ja hyväksyminen

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten SiteTalk Oy käsittelee henkilötietoja toimiessaan rekisterinpitäjänä muun muassa:

  • asiakas- ja sidosryhmäsuhteissa
  • myynnissä ja markkinoinnissa
  • verkkosivustolla
  • rekrytoinnissa
  • työsuhteissa
  • SiteTalk-palvelun käyttäjätilien ja palvelun teknisen toiminnan yhteydessä.

SiteTalk tarjoaa organisaatioille projektiviestintään ja työn dokumentointiin tarkoitetun palvelun. Asiakasorganisaation SiteTalk-palveluun tallentaman projektisisällön osalta asiakasorganisaatio toimii lähtökohtaisesti rekisterinpitäjänä ja SiteTalk Oy henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan ohjeiden mukaisesti.

SiteTalk-mobiilisovelluksessa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä, sovelluksen käyttöoikeuksia, sijainti- ja äänitietoja, tekoälytoimintoja sekä sovellukseen liittyviä alikäsittelijöitä kuvataan tarkemmin erillisessä SiteTalk-mobiilisovelluksen tietosuojaselosteessa.

SiteTalk-mobiilisovelluksen tietosuojaseloste

2. Rekisterinpitäjä

  • SiteTalk Oy
  • Luhtarannankatu 4, 41340 Laukaa
  • Y-tunnus: 3575613-1
  • Sähköposti: info@sitetalk.fi

3. Rekisteriasioista vastaava / tietosuojavastaava

  • Rekisteriasioista vastaava:

4. Rekisterit

  • Yhtiön työntekijä- ja rekrytointirekisteri
  • Yhtiön asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva yritysten ja yritysten päättäjien/avainhenkilöiden asiakasrekisteri (“Asiakasrekisteri”)
  • Palveludatarekisteri (asiakasorganisaatioiden käyttäjätiedot ja viestintäpalvelun sisältö)

Asiakkaiden SiteTalk-palveluun tallentaman projektisisällön osalta asiakasorganisaatio toimii lähtökohtaisesti rekisterinpitäjänä ja SiteTalk Oy henkilötietojen käsittelijänä. Palvelun ja mobiilisovelluksen henkilötietojen käsittelystä kerrotaan tarkemmin SiteTalk-sovelluksen tietosuojaselosteessa.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

  • Työntekijärekisteri (lakisääteinen velvoite / sopimus): työnantajavelvoitteiden hoitaminen työsopimuksen mukaisesti. Käsittely perustuu lainsäädäntöön (esim. työsopimuslaki 55/2001, kirjanpitolaki) sekä työsopimukseen.
  • Rekrytoinnit (sopimus / oikeutettu etu / suostumus): hakijoiden arviointi ja valinta. Oikeutettu etu on mm. avoimen tehtävän täyttäminen; pidempiaikainen talent-pooli perustuu suostumukseen.
  • Asiakasrekisteri (oikeutettu etu tai suostumus): asiakas- ja sidosryhmäsuhteen hoitaminen ja analysointi, palveluiden tuottaminen, liiketoiminnan kehittäminen ja suunnittelu sekä markkinointi (myös sähköinen ja kohdennettu), etämyynti, mielipide- ja markkinatutkimukset ja asiakasviestintä.
  • Palveludatarekisteri (sopimus / oikeutettu etu): Palvelun tuottaminen, ylläpito, tietoturva, kehittäminen ja asiakastuki. Käyttö perustuu asiakkaan ja SiteTalk Oy:n väliseen sopimukseen.
  • Automaattinen päätöksenteko ja profilointi (oikeutettu etu): palvelussa ei tehdä automatisoituja päätöksiä tai profilointia, joilla olisi rekisteröityyn kohdistuvia merkittäviä oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen tarkoittamalla tavalla. Profilointia voidaan käyttää rajoitetusti palvelun kehittämiseen, analytiikkaan ja viestinnän kohdentamiseen. Tällainen profilointi ei johda automaattisiin päätöksiin eikä vaikuta rekisteröidyn oikeuksiin tai velvollisuuksiin.

6. Rekisterien tietosisältö

Työntekijärekisteri (esimerkkejä):

  • etu- ja sukunimi, henkilönumero
  • henkilötunnus tai syntymäaika
  • yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti)
  • työsuhdetiedot ja -historia, tehtävä, palkka, työaika
  • verotus- ja kirjanpitotiedot
  • osaamiset ja pätevyydet
  • tarvittaessa työterveyteen liittyvät tiedot siltä osin kuin laki sallii (minimitieto, pääsy rajattu)

Rekrytointirekisteri:

  • hakijan itse ilmoittamat tiedot (CV, hakemus, valinnaiset kuvat/videot)
  • mahdollisten henkilöarviointien yhteenvedot

Asiakasrekisteri:

  • nimi, yhteystiedot
  • asiakkuuden/asiallisen yhteyden aloitus- ja päättymisajankohta ja -tapa
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • sähköisten palveluiden käyttötiedot (esim. uutiskirjeen tilaus)
  • markkinointi- ja myynninedistämistiedot (toimenpiteet ja osallistumiset)
  • Y-tunnus, laskutus- ja perintätiedot (yritykset)
  • asiakkuuden hoitoon ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot

Palveludata:

  • käyttäjien kirjautumistiedot, viestit, kuvat, videot, dokumentit, tehtävät, projektitiedot, roolit ja mahdolliset käyttölokit.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Rekisteröity itse (työntekijä, hakija, asiakas)
  • Yhtiön palvelut ja sivustot, markkinointitoimenpiteet (arpajaiset, kilpailut, tapahtumat)
  • Yhteistyökumppanit sekä viranomaiset ja yritykset, jotka tarjoavat henkilötietoja koskevia palveluja soveltuvan lainsäädännön puitteissa
  • Tietojenkäsittelysopimus (DPA) ja alikäsittelijät: Kun käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja heidän lukuunsa, toimimme henkilötietojen käsittelijänä ja noudatamme rekisterinpitäjän ohjeita. Tätä varten sovelletaan erillistä DPA-sopimusta, joka määrittää käsittelyn kohteen, keston, luonteen, tarkoitukset, tietotyypit ja turvallisuustoimet. Käytämme alikäsittelijöitä (esim. pilvi-, analytiikka-, maksunvälitys- ja tekoälypalvelut) DPA:ssa kuvatuin tavoin ja ilmoitamme muutoksista asiakkaille etukäteen.

8. Tietojen säännönmukaiset vastaanottajat ja luovutukset

  • Toimivaltaisille viranomaisille lain edellyttämällä tavalla
  • Yritysjärjestelyissä ostajille, mikäli liiketoimintaa myydään tai järjestellään
  • Rekisterinpitäjän käsittelijöille (mm. IT- ja pilvipalvelut, viestintä- ja markkinointikumppanit), jotka käsittelevät tietoja Yhtiön lukuun sopimusten perusteella. Käsittelijöillä ei ole oikeutta käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa.

9. Tietojen siirto EU/ETA:n ulkopuolelle

  • Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti EU/ETA-alueella. Osa käyttämistämme palveluntarjoajista voi kuitenkin käsitellä tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella.
  • Mikäli siirto on välttämätöntä, varmistamme EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen suojan (esim. Euroopan komission hyväksymät mallilausekkeet (SCC) tai muu asetuksen mukainen suojamekanismi).
  • Ylläpidämme ajantasaista alikäsittelijäluetteloa verkkosivuillamme.

10. Rekisterien suojaus

Manuaalinen aineisto:

  • Henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään turvallisesti ja tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn päätyttyä.

Sähköiset tiedot:

  • Tietoja suojataan palomuurein, pääsynhallinnalla, vahvoin tunnistautumis- ja kirjautumiskäytännöin sekä muin yleisesti hyväksytyin teknisin ja organisatorisin keinoin. Pääsy tietoihin on rajattu vain tehtäviensä puolesta sitä tarvitseville.

11. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttäminen

Rekisteröidylle annetaan tieto henkilötietojen keräämisestä työsopimuksen/palvelusopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä sekä rekrytoinneissa työpaikkailmoituksessa.

Rekisteröidyllä on GDPR:n mukaisesti: tarkastusoikeus, oikaisuoikeus, poisto-oikeus, käsittelyn rajoittaminen, vastustamisoikeus (ml. suoramarkkinointi), oikeus siirtää tiedot, suostumuksen peruuttaminen sekä oikeus valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistoon (www.tietosuoja.fi).

  • Henkilöllisyyden varmistus: Saatamme pyytää lisätietoja henkilöllisyyden todentamiseksi. Toistuvista tai perusteettomista pyynnöistä voidaan periä kohtuullinen maksu.
  • Oikeudet koskevat myös Palveludataa, kun SiteTalk toimii rekisterinpitäjänä. Asiakasorganisaation sisällä oikeudet toteutetaan ensisijaisesti rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan.

Oikeuksien käyttäminen:

Ota yhteyttä: info@sitetalk.fi. Käsittelemme pyynnöt ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään yhden (1) kuukauden kuluessa.

Säilytysajat:

  • Työntekijärekisteri: säilytys työsuhteen ajan ja lain edellyttämä aika sen jälkeen (esim. palkanlaskenta/ kirjanpito pääsääntöisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä).
  • Rekrytointirekisteri: enintään 12 kk rekrytointiprosessin päättymisestä, ellei hakija anna suostumusta pidempään säilytykseen (talent-pooli).
  • Asiakasrekisteri: asiakkuuden ajan ja enintään 24 kk päättymisestä, ellei laki (esim. kirjanpito) edellytä pidempää säilytystä.
  • Palveludata (asiakasorganisaation aineisto): säilytetään niin kauan kuin asiakasorganisaation sopimus on voimassa tai kunnes asiakasorganisaatio poistaa aineiston. Sopimuksen päättyessä palveludata poistetaan sovittujen poistokäytäntöjen mukaisesti, ellei lainsäädäntö edellytä tietojen pidempää säilyttämistä.

Kun säilytysaika päättyy, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.

12. Automaattinen tietojenkeruu, evästeet ja profilointi

Käytämme tavanomaisia digitaalisen analytiikan ja markkinoinnin työkaluja sivuston käytettävyyden ja sisällön parantamiseksi, mainonnan kohdentamiseksi ja kävijäymmärryksen lisäämiseksi. Tiedot kerätään pääasiassa evästeillä.

Evästeiden käyttö:

Keräämme mm. kellonajan, vierailun keston, käytetyt sivut, selaintyypin, aiemmat käynnit, liikenteen lähteen ja IP-osoitteen. Emme tunnista kävijää evästeiden perusteella emmekä kerää evästeillä nimiä, osoitteita tai puhelinnumeroita.

Voit estää Google Analyticsin keruun selaimen lisäosalla: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Evästeiden suostumus:

Sivusto käyttää välttämättömiä evästeitä sekä analyytiikka- ja markkinointievästeitä. Pyydämme ei-välttämättömiin evästeisiin erillisen suostumuksesi. Ensikäynnillä näytämme evästeilmoituksen, jossa voit (i) hyväksyä kaikki, (ii) hylätä ei-välttämättömät tai (iii) tehdä yksilöidyn valinnan. Voit muuttaa/peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa sivuston alalaidan “Evästeasetukset”-linkistä.

Profilointi (markkinointi):

Voimme segmentoida käyttäjiä (esim. kiinnostuksen kohteet tai viestien avaushistoria) kohdennetun viestinnän parantamiseksi. Profilointi ei johda automatisoituihin päätöksiin, joilla olisi merkittäviä oikeusvaikutuksia. Voit vastustaa profilointia ottamalla yhteyttä osoitteeseen info@sitetalk.fi tai käyttämällä viestien peruutuslinkkiä.

Julkaisemme erillisen evästekäytännön, jossa kuvataan käytettävät evästeet, säilytysajat ja toimittajat. Evästesuostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa sivuston “Evästeasetukset”-linkistä.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja pidätämme oikeuden muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista palveluissamme ja päivitämme muutospäivän. Suosittelemme tarkistamaan selosteen säännöllisesti.

14. Tekoälypalvelut

SiteTalk-palvelu sisältää tekoälyavusteisia toimintoja. Tekoälytoimintoihin liittyvä henkilötietojen käsittely, käytettävät palveluntarjoajat ja tietojen siirrot kuvataan tarkemmin SiteTalk-mobiilisovelluksen tietosuojaselosteessa. Asiakasorganisaatioiden sisältöä ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen.

15. Markkinointi ja profilointi

Yritysasiakkaille suunnattu suoramarkkinointi perustuu oikeutettuun etuun (B2B-markkinointi). Vastustusoikeus (opt-out) on käytettävissä jokaisen viestin yhteydessä.

Uutiskirjeet lähetetään suostumuksella tai ns. “soft opt-in” -periaatteen mukaisesti olemassa oleville asiakkaille.

16. Yhteydenotot ja tietoturvaloukkaukset

Kysymykset, pyynnöt ja palautteet: info@sitetalk.fi.

Tietoturvaloukkausepäilyissä käytä samaa osoitetta ja kuvaa tapahtunut, aika, vaikutus ja mahdolliset tunnistetut tiedot. Käsittelemme ilmoitukset luottamuksellisesti ja arvioimme ilmoitusvelvollisuuden viranomaisille ja rekisteröidyille.

Arvioimme jokaisen tietoturvaloukkausepäilyn viipymättä. Mikäli loukkaus aiheuttaa riskin rekisteröidyille, ilmoitamme valvontaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä. Tarvittaessa tiedotamme myös rekisteröidyille.

17. Itsenäiset palvelut

Tietyt palvelut, kuten maksunvälitys (Stripe), toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä omien tietosuojaselosteidensa mukaisesti. Suosittelemme tutustumaan niiden ehtoihin erikseen.